Ein Hoch auf die Interne Revision
Ist Euch das auch schon mal aufgefallen? Wie sich die Gesichter verändern, wenn jemand sagt, dass er in der Internen Revision arbeitet? Oder wie die Kollegen im Stuhl nach unten rutschen, wenn „der Müller“ aus der IR im Telefon-Display erscheint? Weshalb die Revision eine nützliche Institution ist, lest Ihr in diesem Blog-Beitrag.
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Neulich für die Vorbesprechung einer Inhouse-Schulung bin ich mit meinem Kunden in die Kantine zum Essen gegangen – ja, das war in der Prä-Corona-Zeit. An diesem Tag waren wir ein bisschen später unterwegs und die Kantine war schon gut gefüllt. An einem Tisch für 8 Personen saß eine Dame – alleine. Ich habe den Vorschlag gemacht, dass wir ja dort fragen könnten, ob wir uns dazusetzen. „Auf KEINEN Fall! Wir setzen uns so weit weg wie möglich …“ antwortete mein Kunde. Ich: „Öh, wieso?“. Er: „Das ist die Revisorin.“ Ich musste schmunzeln, wobei mir die eigentlich ganz sympathisch wirkende Dame auch irgendwie leidtat. Zumal sich während der ganzen Pause auch wirklich niemand zu ihr gesetzt hat…
Lifecycle-Lücken frustrieren
Mein BC-Manager-Kunde hat sich dann erst mal das Herz ausgeschüttet. Schließlich würde er nicht genug finanzielle Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen, da sei es ja kein Wunder, dass der BCM-Lifecycle nicht so gut umgesetzt werden könne. Er hat ja auch noch andere Prozesse zu verantworten und würde lieber Vollzeit nur BCM machen. Aber überall wird gespart. Das Top-Management setzt immer das Ziel, BCM „nicht zu groß“ zu machen – es soll externe Prüfer zufrieden stellen, aber nicht zu teuer sein. Und überhaupt sei er froh, dass er jetzt überhaupt mal Geld zur Verfügung gestellt bekommen hat, um seine Koordinatoren für zwei Tage zu schulen. Trotzdem ist er sich der Lücken seines Lifecycles völlig bewusst – das frustriert.
Der BCM Lifecycle umfasst mehrere Phasen, die aufeinander aufbauen, sich bedingen. Jedes Lifecycle-Jahr schließt mit der sogenannten „Validierungs-Phase“. Diese wiederum umfasst mehrere ToDos für den BC-Manager und auch die operative Ebene, die Fachbereiche mit ihren BC-Koordinatoren:
Testen & Üben
Pflege der Dokumente
Audits
Alle Schritte gemeinsam und somit die ganze Validierungs-Phase haben zum Ziel, die Tragfähigkeit des BCM-Systems unter Beweis zu stellen. Die Qualität soll verbessert werden.
Beim Audit gehen die Jalousien runter...
Qualität … verbessern … das hört sich doch alles ganz toll an! Testen und Üben klingt auch noch spannend – bei der Dokumentenpflege lässt die Begeisterung schon nach, aber beim Audit ist es dann oft ganz vorbei – die Jalousien gehen runter. Warum ist das so?
Der Revisor oder Auditor prüft die Ordnungsmäßigkeit von Prozessen, schaut also, wie Prozessverantwortliche ihre Arbeit gemacht haben. Dies tut er in der Regel mit einem Prüfkatalog. Hierbei sind Revisoren verständlicherweise auch sehr genau – was ihnen oft wenig schmeichelhafte Namen einbringt. „Kontrolletti“ oder „Erbsenzähler“ sind da noch verhältnismäßig freundliche Ausdrücke. In der Regel kündigt der Revisor seinen Besuch zuvor an, was dann häufig zu Miss-Stimmung im jeweiligen Bereich führt.
Das Ziel ist es, Schwachstellen und Mängel zu suchen, ja fast aufzuspüren und diese dann in einem Bericht auch noch schriftlich festzuhalten. Und wohin geht der Bericht? Natürlich nach ganz oben… Von dort aus wird der Druck dann wieder erhöht – warum gibt es hier und da eigentlich diese und jene Lücke? Warum ist dieser Prozess noch immer nicht vollständig implementiert? Lauter unangenehme Fragen… Oft wird die Zeitspanne bis zum ersten Besuch des Revisors dann genutzt, um in aller Eile ein wenig Gras auszusäen oder schnell noch bestimmte Lücken aufzufüllen. Wer möchte aus besagten Gründen schon schlecht dastehen?
Diese doch recht negative Grundhaltung ist sicher in gewisser Weise menschlich, bezieht der Mensch die gefundenen Schwachstellen unmittelbar und direkt auf sich persönlich.
Kann der BC-Manager es jedoch schaffen, sich aus dieser Automatismus-Falle zu befreien, ist vielleicht auch eine andere Sichtweise möglich.
Letztlich können wir den Revisor auch als unseren Verbündeten sehen.
BC-Manager, die ihre Ausbildung bei uns in der BCM Academy abgeschlossen haben, haben alle etwas gemeinsam: Sie sind begeistert vom Prozess „BCM“. Das bedeutet, dass sie alle – spätestens nach der Ausbildung – sehr bemüht darum sind, ein praktisches und effizientes aber auf jeden Fall funktionierendes System aufzubauen. Diese intrinsische Motivation ist schon mal eine richtig gute Voraussetzung.
Keine Unterstützung von oben - das ist oft das Problem
Mein besagter Kunde bei dem Kantinengespräch teilt diese Einstellung – sein Problem und das vieler anderer ist nur ein ganz anderes: Die Begeisterung wird vom Topmanagement nicht wirklich geteilt. Die Folge: Keine Unterstützung – weder in der Botschaft, noch in den Ressourcen – finanziell wie personell. Und nur mit Begeisterung kann man auch keinen Prozess „ordentlich“ aufsetzen.
Jetzt kommt aber wieder der Revisor ins Spiel. Er oder sie ist in der Regel auch sehr gewissenhaft in der Arbeit und ja, es werden sicher Schwachstellen gefunden – aber das kann für uns BC-Manager auch eine Chance sein! Wie wir in meinem Blog-Artikel „Melonenreporting – Außen grün, innen rot“ schon gelernt haben, hat das Topmanagement eine „Rot-Allergie“. Viel Rot könnte bewirken, dass wir vielleicht endlich mal einen Termin „da oben“ bekommen, in dem wir das ganze Rot erklären müssen. Wenn wir uns auf dieses Gespräch gut vorbereiten, können wir vielleicht ganz oben für ein wenig mehr Awareness sorgen und erhalten gegebenenfalls auch mehr Mittel zur besseren Umsetzung.
Und dann gibt es noch die anderen Fälle, bei denen der BC-Manager einfach einen guten Job macht – mit bestem Wissen und Gewissen. Und trotzdem können Fehler unterlaufen oder Punkte „vergessen“ werden – da ist es doch gut, wenn jemand Neutrales mal draufschaut und uns in ruhigen Zeiten auf Lücken hinweist, die wir dann schließen können. Besser im Normalbetrieb, als wenn uns unser BCM-System genau dann um die Ohren fliegt, wenn wir es am meisten brauchen: In einer Krise oder einem Notfall.
So hatte er es noch gar nicht gesehen...
Beim Mittagspausengespräch mit meinem Kunden habe ich meine andere Sicht der Dinge einfach mal ausgeführt – so hatte er das noch gar nicht gesehen.
Vielleich sollten wir uns also (Post-Corona) doch ab und zu mal mit den Kolleginnen und Kollegen aus der Revision zusammensetzen und zusammen Mittagspause machen oder einen Kaffee trinken … aus eigener Erfahrung kann ich sagen, Revisoren sind einfach auch nur nette Menschen, die ihren Job gut machen möchten. Einen Job, der ein Unternehmen besser und sicherer machen soll – wenn DAS keine Gemeinsamkeiten sind zu uns BC-Manager, Krisenmanagern und ITSC-Managern!
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