Weshalb ein BCM-System nicht ausreicht
Der BC-Manager ist oft nicht gern gesehen, immer wenn er kommt bedeutet das Arbeit. Weshalb er in der Krise aber oft so gefragt ist und man seine Rolle vielleicht ein wenig falsch interpretiert, darum geht's in diesem Blogbeitrag.
"Wir brauchen einen Plan B ... "
BCM (Business Continuity Management) soll Unternehmen darauf vorbereiten, einen "Plan B" zu haben. Dieser Plan soll helfen, im Notfall oder in der Krise handlungsfähig zu bleiben - das Unternehmen soll nicht still stehen, selbst wenn wichtige Ressourcen wie zum Beispiel die Arbeitsräume oder das Personal nicht zur Verfügung stehen. Die Verantwortung für die Umsetzung hat der BC-Manager, die Verantwortung für den Plan B trägt aber das Top-Management.
"Viel Arbeit - im Normalbetrieb"
Wenn man als Unternehmen gerade damit anfängt, ein BCM-System aufzubauen, kann es viel Arbeit machen, einen solchen "Plan B" zu schreiben. Hier sind vor allem auch die Fachbereiche gefragt - also die "operative Ebene" eines Unternehmens.
Der BC-Manager arbeitet nach dem sogenannten "BCM Lifecycle", einem standardisierten Vorgehen und schätzt gemeinsam mit den Fachbereichen mittels einer sogenannten BIA (Business Impact Analyse) ein, wie zeitlich kritisch dieser Fachbereich ist.
"Effizienz: Nur die zeitkritischen Bereiche müssen planen!"
Der BC-Manager möchte lediglich die zeitkritischen Fachbereiche absichern! Fallen Bereiche oder Prozesse bei der BIA als zeitlich unkritisch raus, brauchen diese auch keine weiteren Schritte im Lifecycle durchzuführen.
Die wirklich kritischen Bereiche finden dann mit dem BC-Manager gemeinsam heraus, welche Arbeitsmittel, welche Computer-Apps und wieviel Personal man mindestens benötigt.
Dann wird gemeinsam überlegt, wie genau man im Falle eines Falles "anderswo" mit anderen Mitteln oder anderen Personen arbeiten möchte - alles, um den Notbetrieb für die Dauer der Situation aufrecht zu erhalten.
So werden zum Beispiel Remote-Zugriffe ermöglicht, sodass Mitarbeiter in zeitkritischen Bereichen von zu Hause aus arbeiten können. Hierfür muss häufig Geld investiert werden, die IT muss aufgerüstet werden. In der Regel ist es im Interesse des Top-Managements, gute Lösungen zu finden aber auch nicht zu viel Geld zu investieren - die Sicht des BCM nur die zeitkritischen Bereiche abzusichern gefällt dem Top-Management daher in der Regel sehr gut ... und dann kam Corona - aber dazu später.
"BC-Pläne sind im Optimalfall keine dicken Wälzer"
Nun sind wir aber immer noch nicht fertig ... all die ermittelten Informationen werden nun von den Fachbereichen in Pläne geschrieben. Keine "dicken Wälzer", sondern kurze und knackige Handlungsanweisungen für den großen Ausfall!
Als nächster Schritt im Lifecycle muss ordentlich geübt und getestet werden. Funktioniert das wirklich und auch in der Praxis, wenn wir von zu Hause aus arbeiten? Schaffen wir es, in der vorgegebenen Zeit zum Ausweichstandort? Liefert der alternative Zulieferer tatsächlich in der gewünschten Qualität und zur rechten Zeit?
"Handlungsfähig - Operativ und strategisch!"
Was bedeutet aber nun "handlungsfähig" aus Sicht des BC-Managers?
Handlungsfähig bedeutet also, dass die zeitkritischen Fachbereiche trotz eines Wegfalls wichtiger Ressourcen (Personal, Arbeitsräume, IT-Systemen etc.) weiterlaufen. Er stellt also die Handlungsfähigkeit der operativen Ebene sicher.
Aber wer bestimmt, wann die Pläne der operativen Bereiche aktiviert werden? Wer ruft die Krise aus? Und wer bitteschön leitet das Unternehmen durch die Krise?
"Für das Führen durch die Krise braucht es die strategische Ebene"
Hier braucht es auch eine strategische Ebene - den Krisenstab. Und ein Krisenstab hat natürlich auch einen Krisenstabsraum und eigene Pläne, Checklisten und Hilfsmittel. Jeder im Krisenstab hat seine Aufgabe, gemeinsam arbeitet man mit zuvor erlernten und geübten Methodiken.
Für den Aufbau dieser strategischen "Schattenorganisation" und aller notwendigen Arbeitsmittel braucht der BC-Manager einen Partner: Den Krisenmanager - den Blick immer auf die strategische Leitung des Unternehmens im Krisenfalle gerichtet.
"Krisen können viele Überschriften haben"
Der BC-Manager bereitet das Unternehmen operativ auf die 4 (für produzierende Unternehmen 5) großen Szenarien vor:
Ausfall von
Gebäuden
Personal
IT / Infrastruktur
Dienstleistern / Lieferanten
Produktionsanlagen
Der Krisenmanager bereitet seinen Krisenstab aber noch auf viele unzählige mehr Themen vor: Cyberangriffe, Pandemien, Compliance-Themen, Security-Zwischenfälle, Liquiditäts-Schwierigkeiten, Marktveränderungen, Fraud ... jedes Unternehmen hat hier eigene Themenfelder.
BC-Pläne können dem Krisenstab Zeit sparen
Beim Zusammenspiel zwischen dem BC-Manager und dem Krisenmanager wird also klar: Fällt die IT / Infrastruktur aus oder ein wichtiger Zulieferer liefert nicht mehr, kann der Krisenstab die Pläne im operativen Bereich aktivieren - hier wird's dann gemäß der Pläne laufen.
So kann der Krisenstab sich um die strategischen Fragen bei einer solchen Krise kümmern und muss für die Aufrechterhaltung des zeitkritischen Geschäftsbetriebes keine kostbare Zeit mehr investieren. Hier hat der BC-Manager mit den Fachbereichen hoffentlich gute Vorarbeit geleistet.
"Alle arbeiten vom Homeoffice aus!"
So hieß die Entscheidung von vielen Unternehmen in Zeiten des Corona-Virus. Alle rufen nach dem BC-Manager - der muss doch einen Plan haben? Hatten wir nicht gesagt, dass von zu Hause aus gearbeitet werden soll?
Ja, hatten wir ... aber wir haben uns im BCM eben nur auf die zeitkritischen Prozesse konzentriert. Dass nun plötzlich alle Mitarbeiter remote auf die Systeme zugreifen sollen, war so natürlich nicht geplant.
Hier haben nun die Krisenstäbe in den Unternehmen beschlossen, Geld in die Hand zu nehmen und die Remote-Zugriffsmöglichkeiten zu erweitern. Das wird dem BC-Manager vermutlich in Zukunft die Arbeit erleichtern.
"BC-Manager sind keine Katastrophen-Manager..."
Der BC-Manager ist dafür zuständig, das Unternehmen auf größere Unterbrechungen vorzubereiten und mit dem temporären Verlust der oben genannten Ressourcen umzugehen.
In Zeiten des Corona-Virus und dem Einsacken der gesamten Wirtschaft nicht nur in Deutschland erreicht aber der BC-Manager seine Grenzen. Elemente aus den Plänen sind hilfreich und geben Aufschluss über den Betrieb des Unternehmens. Der BC-Manager kann durch sein Wissen den Krisenstab unterstützen und die Pläne als Ideengeber für Lösungsmöglichkeiten nutzen - aber letztlich haben nun die Krisenstäbe die schwierige Aufgabe, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um mit dieser weltweiten Katastrophe umzugehen.
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